Utan ekonomiintegration är varje bokning fortfarande dubbelarbete
En resa är bokad. Kunden har betalat. Men för ekonomin börjar ofta nästa arbetsmoment: att föra över uppgifter, välja konton och kontrollera att betalningen hamnat rätt.
Med en direktintegration mellan bokningssystem och ekonomisystem följer uppgifterna med från början. Bokningen blir grunden för bokföringen, periodiseringen och uppföljningen. Det sparar tid vid varje försäljning och ger bättre kontroll över ekonomin bakom varje resa.
En resa är sällan en enda produkt med en enda momssats. Samma bokning kan innehålla flyg, boende, transfer och aktiviteter. Kunden kanske betalar en anmälningsavgift vid bokning och resten närmare avresa. Olika delar av resan kan ha olika momssatser, och intäkten ska hamna i rätt period.
När bokningssystemet och ekonomisystemet inte hänger ihop får någon hålla ihop flödet manuellt. Uppgifter kopieras, underlag kompletteras och samma försäljning registreras på flera ställen. Det tar tid som växer med varje bokning.
Resebranschens ekonomi kräver mer
En resa är sällan en enda produkt med en enda momssats. Samma bokning kan innehålla flyg, boende, transfer och aktiviteter. Kunden betalar kanske en anmälningsavgift flera månader före avresa och resten närmare resans start. Däremellan kan bokningen ändras, kompletteras eller delvis återbetalas.
Samtidigt behöver ekonomin hålla isär när resan säljs, när kunden betalar och när intäkten ska redovisas. Pengarna kan komma in i oktober, medan resan genomförs i februari.
När systemen inte hänger ihop får någon hålla ihop den kedjan manuellt. Uppgifter kopieras, bokföringsunderlag kompletteras och periodiseringar hanteras i separata kalkylblad. Det fungerar när bokningarna är få. När verksamheten växer blir det snabbt en återkommande kostnad i både tid och kontroll.
Direktintegration gör mer än att flytta en faktura
Den stora vinsten med en direktintegration är att bokningens information kan användas genom hela ekonomiflödet. Resans innehåll, belopp, betalningar och kontering finns redan i Vaylo. Uppgifterna behöver inte återskapas i ekonomisystemet.
När en faktura skapas, en kundbetalning registreras eller en försäljning krediteras kan informationen föras vidare automatiskt. Bokningsnumret håller ihop händelserna, så att det går att följa samma affär från bokning till bokföring.
Det gör också ändringar enklare att hantera. Om en resa kompletteras eller en del av beloppet återbetalas finns kopplingen till den ursprungliga bokningen kvar. Ekonomin får ett sammanhängande underlag och slipper pussla ihop fristående poster i efterhand.
Periodisering som följer resan
Förskottsbetalningar är en naturlig del av resebranschen. Därför behöver periodiseringen vara en naturlig del av ekonomiflödet.
En resa som betalas under hösten men avgår i februari ska kunna följas hela vägen till rätt redovisningsperiod. Det gäller även om kunden betalar i flera steg eller om bokningen ändras längs vägen. Tillhörande kostnader behöver också kopplas till samma period för att resans resultat ska bli rättvisande.
Med avresedatum och bokningsuppgifter som grund kan periodiseringen följa resan genom integrationen. Underlaget finns redan där, i stället för att ekonomiteamet ska behöva gå igenom bokningarna och bygga en separat sammanställning vid varje periodavslut.
Det ger bättre överblick över vad som är förskott, vad som hör till kommande avgångar och vilka intäkter som tillhör den aktuella perioden. Ni får ett mer användbart resultat under året och mindre att reda ut vid bokslut.
Koppla ekonomin till projekt och kostnadsställen
Bokföringen ska också hjälpa er att förstå verksamheten. Vilka resor ger bäst marginal? Hur går en viss avgång? Var uppstår avvikelser mot kalkylen?
I Vaylo kan bokningar kopplas till projekt och kostnadsställen i ekonomisystemet. Det gör att försäljningen kan följas i den struktur ni använder för er ekonomiska uppföljning.
En gruppresa eller en särskild avgång kan exempelvis knytas till ett projekt. När intäkter och tillhörande kostnader samlas under samma projekt blir det enklare att följa resans resultat. Kostnadsställen kan ge ytterligare uppdelning utifrån hur verksamheten är organiserad.
Kopplingen mellan bokning och ekonomi gör uppföljningen mer konkret. Ni kan gå från en siffra i redovisningen till den affär som ligger bakom och använda resultatet när ni planerar och prissätter kommande resor.
Konteringen sätts upp en gång och följer försäljningen
Säljaren ska kunna fokusera på kunden och resan. Bokföringskonton och redovisningsregler behöver vara förberedda i systemet.
I Vaylo konfigureras konton och konteringsscenarier utifrån verksamhetens arbetssätt och det anslutna ekonomisystemet. Artiklar och resekomponenter kopplas till momsklasser, så att rätt kontering kan följa med när försäljningen sker.
Kunden kan se ett samlat pris, samtidigt som ekonomin får den uppdelning som behövs bakom det. Olika komponenter kan ha olika konton och momssatser, och momsinformationen på fakturan kan anpassas efter upplägget.
När inställningarna är på plats slipper säljaren göra samma manuella val för varje bokning. Det ger ett mer enhetligt underlag och minskar risken för att likadana affärer hanteras på olika sätt.
Två sätt att fakturera, en plattform
Alla researrangörer arbetar inte likadant. Därför låter Vaylo er välja det upplägg som passar verksamheten.
Tar ni betalt direkt vid bokning kan bokningsbekräftelsen räcka som underlag, utan att en separat faktura behöver ställas ut. Bokningen och betalningen ligger då till grund för det fortsatta ekonomiflödet.
Vill ni fakturera kan fakturan i stället skapas automatiskt redan vid onlinebokningen. Det passar exempelvis företagskunder som behöver en faktura för sin egen bokföring, eller verksamheter som vill erbjuda fakturabetalning som alternativ till kort.
Oavsett upplägg hänger kund, bokning, betalning och bokföringsunderlag ihop. Ni kan anpassa köpupplevelsen efter era kunder och samtidigt behålla ett sammanhängande ekonomiflöde.
Flera valutor i samma verksamhet
För reseföretag är flera valutor ofta en del av vardagen. Försäljning och inköp kan ske i olika valutor, samtidigt som verksamheten behöver följas upp i en gemensam redovisningsvaluta.
I Vaylo kan ni hantera de valutor verksamheten använder och administrera omräkningskurser centralt. Bokning och faktura bär originalvalutan och den kurs som använts, vilket gör det enklare att följa beloppen genom flödet.
Det ger bättre spårbarhet när en bokning behöver kontrolleras i efterhand och minskar behovet av separata valutaomräkningar vid sidan av systemet.
Tre ekonomisystem, mindre dubbelarbete
Vaylo har standardintegrationer mot Fortnox, Visma Business NXT och PowerOffice. Ni kan koppla bokningsflödet till ekonomisystemet och anpassa konteringen efter verksamhetens behov.
Direktintegrationerna mot Fortnox och Visma Business NXT omfattar bland annat kundfakturor, kundbetalningar och krediteringar. Betalningsinformation kan också föras tillbaka till Vaylo, så att den som arbetar med bokningen kan följa om kunden har betalat.
Det är särskilt värdefullt när nästa steg i hanteringen beror på betalningen. Säljaren får bättre överblick i bokningssystemet, samtidigt som ekonomin har underlaget i sitt system.
Resultatet blir färre överlämningar och mindre tid på att kontrollera att samma uppgifter finns på flera ställen.
Låt bokningen göra mer av jobbet
Kostnaden för manuell ekonomihantering är större än tiden det tar att registrera en faktura. Den finns också i letandet efter underlag, kompletteringen av kontering, periodiseringarna och kontrollen av varför två system visar olika uppgifter.
När bokningen bär med sig rätt information från början blir hela flödet enklare. Försäljningen kopplas till bokföringen, periodiseringen följer resan och projektkopplingen ger ett bättre underlag för uppföljning.
Med Vaylos ekonomiintegration kan ni lägga mindre tid på att flytta siffror och mer tid på att förstå resultatet, utveckla verksamheten och sälja nästa resa.
Läs mer om Vaylos ekonomi- och redovisningsintegration.
